Un voyage d’affaires est bien d’un voyage d’agrément même si tous deux impliquent des déplacements vers une autre destination. Lors d’un voyage d’affaires, vous serez amené à assister aux diverses réunions, conférences, congrès…. Il se peut également que vous négociiez avec des clients ou des partenaires en vue de conclure un ou plusieurs contrats. La préparation de ce genre de voyage ne doit donc pas être prise à la légère. C’est pour cette raison que nous avons conçu pour vous ce mini-guide afin de réussir votre voyage d’affaires.
Munissez-vous des documents administratifs nécessaires
Une fois que vous avez pris connaissance de la date prévue pour votre départ, vous devez établir la liste des choses à faire. Les démarches administratives doivent être à la tête de celle-ci. N’oubliez pas que le temps vous est compté alors que la partie administrative impose certains délais à respecter. Évitez donc de préparer vos papiers à la dernière minute.
Le passeport
Vérifiez si votre passeport sera bel et bien en cours de validité pendant votre séjour. Notez également que certaines autorités administratives exigent un passeport valide même 6 mois après le retour. Au cas où votre passeport est périmé, vous devez le renouveler au moins 2 mois avant la date de votre départ.
Le visa
L’obtention d’un visa n’est pas forcément obligatoire. Cela dépend de votre destination, du type de voyage ainsi que de la durée de votre séjour. Dans le cas où un visa est exigé, vous devez effectuer une demande auprès de l’autorité compétente (le consulat ou l’ambassade du pays de destination).
Le visa peut être gratuit ou payant, délivré à l’arrivée ou à l’ambassade/consulat.
Le permis de conduire
Pour pouvoir conduire dans certains pays, le permis de conduire national doit être accompagné d’un permis biométrique. Dans les pays membres de l’UE, un permis national suffit.
Prenez des précautions
Coté santé, il est quelquefois nécessaire de se faire vacciner avant votre départ. Cela dépend du pays d’entrée. Pensez également à apporter une trousse de pharmacie de voyage qui vous sera d’un grand secours. Celui-ci vous aidera à soigner vos malaises (migraines, mal des transports, blessures, etc.). Enfin, il est vivement préconisé de souscrire une assurance pour missions professionnelles et voyages d’affaires. Cela vous permettra de couvrir toutes les dépenses liées à votre santé lors de vos déplacements.
Quant à la sécurité de vos affaires, nous vous recommandons de faire des copies de vos papiers d’identité ainsi que des documents liés à votre séjour. Celles-ci seront utiles en cas de perte ou de vol. De même, sauvegardez vos documents et présentations professionnels dans une clé USB ou mieux en ligne (cloud, Drive …).
Organisez à l’avance les détails logistiques
Les vêtements
Avant tout, n’oubliez pas que vous allez rencontrer des futurs clients et partenaires de votre entreprise. Il est alors impératif de préparer des tenues vestimentaires correctes qui seront bien sur, adaptées au climat du pays.
Les outils
Adaptateurs, appareils de recharge pour votre PC et votre smartphone, dictaphone, bloc-notes… des outils que vous ne devriez surtout pas oublier. Par ailleurs, un voyage d’affaires est aussi une opportunité pour rencontrer de nouvelles personnes. N’hésitez pas à imprimer beaucoup de cartes visites en des langues utilisées dans le pays de destination.
Les différentes réservations
Si l’entreprise ne s’est pas chargée des réservations, c’est à vous de le faire. Vous devez tenir compte de plusieurs points.
Les billets d’avion : il existe des plateformes de réservations de vol telles que Easyvoyage qui permet de comparer les prix proposés par les compagnies aériennes partout dans le monde. Vous y trouverez également des avis d’internautes qui pourront vous aider à choisir la bonne compagnie. Si vous devez vous rendre dans plusieurs villes voire plusieurs pays, un billet d’avion multidestination vous est recommandé.
L’hébergement : avec MagicStay, vous trouverez facilement un hôtel, une villa ou un appartement adapté à vos besoins. Privilégiez celui qui sera proche de l’aéroport ou de la gare si vous devez vous déplacer d’un pays à un autre.
Les moyens de transport : il n’est pas du tout aisé de devoir changer de moyen de transport à chaque déplacement. Afin de faciliter vos déplacements lors de votre séjour, nous vous conseillons de louer une voiture avec un chauffeur privé. De plus, cela vous évitera d’être en retard aux rendez-vous.
